Делаете в гугл таблицах как душе угодно. Везде будет доступ к вашей таблице. Сначала будет коряво и малофукционально, но со временем доработаете под свой лад. Я так делал. Ну у покупных таблиц тоже есть свои плюсы. Нет необходимости искать новые компании, есть обсуждение между теми кто так же купил эту талицу. Не пропустите важные моменты, как обновления в компаниях.
Просто вначале это реально дико сложно, но уже дня через 3 привыкаешь и нормально. Я когда-то очень не хотел на гугл документы переходить, теперь без них как без рук